Velkommen til Åtoften

 Regler for Åtoftens Fælleshus, administration, anvendelse og leje.

Opdateret af Bestyrelsen den 31. august 2026.

A.     Almindelige regler

1.       Bygningen ejes af Åtoftens Grundejerforening. Fælleshuset er primært til rådighed for fællesaktiviteter i Åtoften, men kan også udlejes til medlemmer af Åtoftens Grundejerforening på vilkår som nævnt i dette notat. 

2.       Grundejerforeningen forestår som ansvarlig for den almindelige vedligeholdelse af bygningen. Grundejerforeningen forsikrer huset samt mur og nagelfast udstyr. Grundejerforeningen dækker udgifter til nyanskaffelser og indvendig vedligeholdelse.

3.       Bestyrelsen i Åtoftens Grundejerforening nedsætter en fælleshusgruppe (FH-gruppe). FH-gruppen forestår den daglige drift af fælleshuset. Fælleshusgruppen udpeger en eller flere kontaktpersoner. Navne og husnumre på FH-gruppens medlemmer og kontaktdetaljer fremgår af Åtoftens hjemmeside.

4.       Fælleshusgruppen står til ansvar over for bestyrelsen for de driftsmæssige aspekter i forbindelse med fælleshuset.

5.       Bestyrelsen fastsætter regler for anvendelsen af fælleshuset. Bestyrelsen fastsætter ligeledes – efter forslag fra fælleshusgruppen – prisen for leje af fælleshuset.

6.      Tvivlstilfælde og eventuelle tvistigheder afgøres af grundejerforeningens bestyrelse.

B.      Reservation af fælleshuset

1.       Benyttelse af fælleshuset til møder eller aktiviteter forudsætter generelt, at man har forhåndsreserveret huset hos FH-gruppens kontaktpersoner.

2.       Det er kun medlemmer af Åtoftens Grundejerforening, der kan reservere eller leje huset til fællesaktiviteter eller til private formål. Ved reservation – uanset om der er tale om fælles- eller private aktiviteter – skal det fremgå, hvem der er ansvarlig for arrangementet. Den ansvarlige person står som ansvarlig for at fælleshuset afleveres efter udlejning i henhold til de udstukne retningslinjer.

3.       Reservationer kan foretages 12 mdr. frem og er gældende i den rækkefølge, de indløber og bekræftes af fælleshusets kontaktpersoner.

4.       Reservationen foretages via FH-gruppens fælles email-adresse: FH@bakka.dk, med angivelse af ansvarlig person, dato for arrangementet og dets art. FH-gruppen svarer hurtigst muligt tilbage om, hvorvidt huset er ledigt på den ønskede dato.

C.      Benyttelse af Fælleshuset til fællesaktiviteter og gruppeaktiviteter

1.       Fællesaktiviteter defineres som arrangementer, der er ”annonceret” på Åtoftens hjemmeside, og som tilbydes alle beboere i Åtoften. Som sådanne aktiviteter kan nævnes: Fællesmøder, fællesspisning og Café arrangementer. Filmforevisninger og musik arrangementer, samt udstillinger, foredrag og lignende. 

2         Gruppeaktiviteter i Åtoften defineres som arrangementer for en interesse-gruppe, som ikke nødvendigvis er relevant for alle i Åtoften, men udbydes til alle beboere. Det kan f.eks. være en spiseklub, en tennisgruppe, en børnegruppe, kreagruppe, bridgeklub mm.     

 3.       Herudover bliver fælleshuset anvendt til bestyrelsesmøder samt til arbejdsmøder i de nedsatte udvalg og arbejdsgrupper i grunderejerforeningens regi.

4.       For alle aktiviteter gælder generelt, at der (udover evt. nødvendig brugerbetaling) ikke må være tale om kommercielle interesser i forbindelse med afholdelsen af eller deltagelse i arrangementet.

5.       For alle aktiviteter gælder, at det klart skal fremgå, at de primært tilbydes Åtoftens Grundejerforenings medlemmer, og at disse har fortrinsret. Gæster udefra vil dog undtagelsesvist og efter forudgående aftale med fælleshusgruppen kunne deltage.

6.       Benyttelse af fælleshuset i forbindelse med fælles aktiviteter er gratis.

7.       Benyttelse af fælleshuset til gruppeaktiviteter er generelt gratis, men der kan i forbindelse med særlige arrangementer (eks. hvor der spises og/eller benyttes køkken) blive tale om leje til dækning af særlige omkostninger (f.eks. rengøring). Sådan leje skal altid aftales på forhånd med FH-gruppen.

8.        Nøgle til Fælleshuset forefindes i nøgleboks administreret af FH-gruppen.

9.        Ved fælles arrangementer, gruppearrangementer og anden intern benyttelse af fælleshuset følges retningslinjer beskrevet i dokumentet: Tjekliste for oprydning og rengøring af fælleshus efter fælles-og gruppe arrangementer, således at fælleshuset fremstår klar til næste bruger.

D.     Benyttelse af fælleshus til private arrangementer

1.       FH-gruppen fremsender lejeaftale for det enkelte arrangement, og bindende lejeaftale indgås ved, at den ansvarlige lejer melder tilbage på email at lejeaftalen accepteres. Dato for fremsendelse af den accepterede lejeaftale regnes for den bindende aftale-dato.  FH-gruppen opbevarer alle indgåede aftaler.

2.        Tilmelding er bindende, men kan opsiges 1 måned før med refundering af det fulde lejebeløb. Ved senere afmelding må lejer forvente at kun 50% af lejebeløbet refunderes, afhængig af indgåede aftaler omkring rengøring.

3.       Leje af fælleshuset i forbindelse med private arrangementer findes i flere varianter afhængig af typen af arrangement. Ved fest på en dag i weekenden er rengøring inkluderet i prisen. Ved de kortere arrangementer skal lejeren selv stå for rengøringen efter fælleshusgruppens anvisninger:

4.       Lejen indbetales ved modtagelsen af lejeaftalen på konto regnr. 1329 kontonr. 0307253968.

5.       Nøglen til fælleshuset er tilgængelig i nøgleboks fra kl. 12 dagen før lejemålet – eller efter nærmere aftale. Nøglen afleveres til nøgleboksen kl. 12 dagen efter lejemålet, medmindre andet er aftalt.

6.        Lejeren er ansvarlig for at følge retningslinjer beskrevet i dokumentet:  Tjekliste for oprydning og rengøring efter private arrangementer.

E.      Ordensregler

1. Den husejer, som har ansvaret for arrangementet, skal sørge for, at der ikke påføres fælleshusets naboer gener.

2.       De asfalterede arealer omkring fælleshuset må ikke benyttes til fest.

3.       Arrangementer skal normalt slutte senest kl. 24.00 – fredag og lørdag kan der dog ske benyttelse til kl. 01.00.

4.       Efter arrangementet har den ansvarlige arrangør/lejer ansvaret for, at fælleshuset afleveres som nævnt i reglerne.  

5.       Skader skal straks meddeles til FH-gruppen. Udbedring af skader på inventar – dog ikke mindre mængder porcelæn og glas – betales af skadevolderen jf. underskreven lejeaftale.

6.       Manglende overholdelse af ovennævnte kan medføre, at den grundejer, der har ansvaret for arrangementet, fratages retten til at leje fælleshuset.

F.       Administration og økonomi

1.       Grundejerforeningen dækker omkostninger for fællesbrug såsom lys og varme, ekstra rengøring efter behov i forbindelse med fælles aktiviteter og gruppeaktiviteter, vinduesvask, vedligeholdelse af gulve, rengøringsmidler og rengøringsudstyr mm.

2.       Lejebetalingen for private arrangementer skal dække udgifter til rengøring efter hvert arrangement (weekend pris) samt udgifter til løbende supplering af glas, porcelæn, bestik og andre køkkenting.

G.     Beskrivelse af fælleshuset

1.        I fælleshuset er det muligt at dække op til mellem 40 og 50 personer. Der er 7 borde og 60 stole til rådighed. Der findes porcelæn, serveringsfade, kaffekopper, bestik og diverse glas. Køkkenet indeholder komfur med ovn, køleskab med fryser og opvaskemaskine. Desuden er der kaffemaskiner, mikrobølgeovn og elkedel.

2.        Der findes forskellige slags duge. Nogle skal efter brug, for brugernes regning, sendes på vaskeri.

3.        Forud for leje af fælleshuset er det efter aftale muligt at besigtige lokalerne.

Bestyrelsen, august 2026